Bureau selectie

SCAN Management Consultants heeft op dit gebied meer kennis en ervaring dan enig ander adviesbureau. Bovendien vinden we ‘onafhankelijkheid’ essentieel voor ons werk. Dat betekent dat we geen opdrachten of inkomen van bureaus accepteren. We hielpen honderden vooraanstaande bedrijven om tot de keuze van een goed partner te komen, in de verschillende disciplines.’ Een goede partner’ is wat ons betreft niet altijd het hotste bureau, maar het bureau dat de beste aansluiting biedt bij het profiel en de behoeften van de opdrachtgever. Dat kan te maken hebben met strategische expertise, de creatieve signatuur, de stijl van werken, business sector ervaring, kostenniveaus, etc.

In het kader van ‘bureau selectie’ zijn de volgende onderwerpen goed om even bij stil te staan:

• Bureau Policy
• Roster Analyse/ Rationalisatie
• Bureau Selectie
• Contract &Honorering

Bureau Policy

In een bureau policy wordt o.a. vastgelegd wat de guidelines zijn t.a.v. de inschakeling van bureaus op de verschillende gebieden (denk aan reclame, media, brand activation, digital, design, social media, pr, etc.). Het is een framework dat er voor moet zorgen dat de organisatie de juiste typen expertise aan zich verbindt, op een zo overzichtelijk en kosten effectieve manier. Daarnaast worden er  spelregels in opgenomen voor de manier waarop bureaus worden geselecteerd, aangestuurd, geëvalueerd en beloond. Wildgroei van het aantal bureaus en overlaps in expertise kunnen worden voorkomen, kosten worden bespaard en integratie van inspanningen bevorderd. We helpen u graag om tot een voor uw organisatie passende opzet te komen.

Roster Analyse/Rationalisatie

Veel bedrijven werken met meer externe bureaus dan ze denken. En met meer dan ze nodig hebben. Ook komt het  natuurlijk voor dat op bepaalde gebieden de noodzakelijke (kwaliteit van) externe  expertise nog onvoldoende is ingevuld.

Een ‘roster’ is een gestructureerd overzicht van alle partijen waarmee op het gebied van marketing/communicatie wordt samengewerkt. Als het goed is wordt daarin ook gespecificeerd welke rol een bureau dient te vervullen en welke output moet worden geleverd. Bijvoorbeeld: Bureau A voor snelle projecten tegen relatief lage kosten, Bureau B voor complexe, adviesgevoelige projecten.

Met een ‘roster analyse’ helpen we u in kaart te brengen met welke bureaus wordt gewerkt, wat hun rol en output is, met welke frequentie ze worden ingeschakeld , welke kosten daarmee gemoeid zijn en of sprake is van doublures/overlaps in proposities. De uitkomst daarvan vergelijken we met de expertise-, service- en produktie behoeften van uw organisatie. We stellen met u vast waar sprake is van teveel of te weinig externe expertise en capaciteit en hoe die beter af te stemmen op uw praktijk.

In het geval dat sprake is van teveel bureaus of overlaps adviseren we hoe het bestand te rationaliseren. Daarbij wordt ook gekeken naar de wijze waarop de verschillende bureaus samen zouden kunnen werken. En vervolgens wordt een nieuw roster opgesteld. Bij voorkeur in samenhang met een aangescherpte bureau policy.

Bureau Selectie

De eerste vraag die we altijd stellen: is een nieuw bureau echt nodig? Om er zeker van te zijn dat een selectie bijdraagt aan uw doelen. Want een wisseling van bureau (als daar sprake van is) kost veel management tijd, tijdens zowel de selectie als de inwerkperiode. Vaak zijn problemen met bestaande partners goed op te lossen, tenzij natuurlijk sprake is van een gebrek aan aansluiting bij de actuele talent/ expertise  behoefte.

Wanneer we u adviseren benadrukken we ook de rol van uw eigen organisatie in het ontwikkelen van een succesvolle nieuwe samenwerking. Dit om te voorkomen dat problemen ‘meeverhuizen’ van het ene naar het andere bureau. We kijken samen waar uw rol voor verbetering vatbaar is, zodat u straks meer kans maakt op een versterking van de gezamelijke performance. Zo helpen we de randvoorwaarden voor succes te optimaliseren.

Klant profiel.

We beginnen meestal met het ontwikkelen van een ‘klantprofiel’. Daarin worden de belangrijkste karakteristieken van de opdrachtgever benoemd (scope of work, organisatie/structuur, werkwijze,capaciteit, expertise behoefte, overige bureaus waarmee wordt gewerkt en andere relevante kenmerken. Om tot een goede fit te komen is zo’n profiel erg handig. Op basis van het profiel worden de selectie criteria en wensen aangescherpt. Deze eerste fase bepaald de doeltreffendheid van de selectie. Het klant profiel wordt vertaald in een bureau profiel.

Voorselectie

Vervolgens wordt door ons een voorselectie uitgevoerd van bureaus die een goede aansluiting bieden op het geformuleerde bureau profiel. We starten met desk research en bezoeken vervolgens bureaus die in aanmerking lijken te komen ( meestal niet meer dan 8 ) zodat we ons op alle relevante punten een goed oordeel kunnen vormen. Vanzelfsprekend kunnen in deze fase ook bureaus worden betrokken die volgens u overwogen moeten worden.

Van Shortlist voorstel naar Eindselectie

De voorselectie lijdt tot een shortlist voorstel (meestal 3 bureaus). Na akkoord op  het voorstel wordt de eindselectie voorbereid. We adviseren u welk ‘format’het best te hanteren ( snelle ronde bezoeken aan bureaus/ strategische opdracht/creatieve opdracht/ workshop?). De keuze van het format is afhankelijk van de aard van de problematiek, de beschikbare tijd en het beschikbare budget. Wij zijn overigens in de meeste gevallen geen voorstander van ‘creatieve competities’ en lichten graag toe waarom die meestal niet in uw belang zijn.

De aan bureaus te verstrekken briefing wordt afgestemd op het gekozen ‘format’.

We organiseren voor u de eindselectie en begeleiden uw team tijdens de presentaties.

Het proces wordt afgerond met een evaluatie van de kandidaten, op basis van een door ons ontwikkelde methodiek. Die leidt ertoe dat een weloverwogen beslissing wordt genomen, met hoofd en hart, die bovendien op draagvlak in uw organisatie mag rekenen.

De niet gekozen bureaus worden door ons gedebriefed.

Contract& Honorering

Desgewenst adviseren we u vervolgens t.a.v. te maken zakelijke afspraken. Bij voorkeur wordt de basis hiervoor al gelegd tijdens de eerste fase van het proces, zodat in deze fase geen grote verrassingen ontstaan of uw onderhandelingspositie wordt verzwakt. Een van de onderwerpen die, waar relevant, aan de orde komen is de wenselijklheid van een ‘performance incentive’, een variabele beloningscomponent op basis van prestaties.

Samenvattend

Wij  zorgen dat u uw bureaurelaties optimaal inricht, aanstuurt, evalueert en passend beloont. We volgen de markt op de voet en hebben als eerste onafhankelijke consultancy op dit gebied in de wereld (sinds 1978) een unieke ervaring opgebouwd. Als het om uw internationale bureaurelaties gaat kunt u terecht bij SCAN International.